Die Bürogemeinschaft der Rechtsanwälte Frambach, Ludwig & Ehrenberg und der Steuerberater Wollenhaupt & Däschner in Baunatal betreut klein- und mittelständische Unternehmen, sowie Privatpersonen in allen steuerlichen und rechtlichen Angelegenheiten.

Die zwei Kanzleien mit rund 20 Mitarbeitern teilen sich neben den Büroräumen auch das technische Equipment, wie z. B. die Telefonanlage. Obwohl die langjährig genutzte DeTeWe Anlage samt Systemtelefonen immer noch treu Ihren Dienst verrichtete, wurde sie den Anforderungen einer modernen Steuer- und Rechtsanwaltskanzlei nicht mehr gerecht.

Ganz abgesehen von veralteten Telefonapparaten ohne Display - Anforderungen wie eine Anbindung der Telefonanlage an DATEV und an die Kanzleisoftware GKO waren nicht realisierbar. Auf der Suche nach einer neuen und zukunftssicheren Telefonanlage wurden mehrere Angebote eingeholt.

Letztendlich entschied man sich für die von der Unified Solution GmbH angebotene Lösung: Die STARFACE APPLIANCE. Neben der einfachen Bedienung der Telefonfunktionen über das Webinterface am Browser, waren Funktionen wie die CTI Anbindung an die jeweiligen Datenbanken, die Möglichkeit individueller Voicemail-Boxen und Faxlisten, sowie die flexible Anbindung an das vorhandene Netzwerk ausschlaggebend für die Entscheidung.

Darüber hinaus sollten beide Kanzleien mittels einer einzigen Telefonanlagenlösung kommunizieren, wobei Anforderungen wie unterschiedliche Geschäftszeiten, zwei getrennte Zentralen und getrennte Netzwerke mit zwei Datenbanken umgesetzt werden mussten.

Die Projektierung, Installation und Inbetriebnahme der eingesetzten STARFACE APPLIANCE, sowie die Schulung der Mitarbeiter auf das neue System und die Aastra IP-Telefone wurde vom STARFACE Excellence Partner Unified Solution GmbH übernommen.

Als vorteilhaft erwies sich, dass die bislang gemischte Telefonverkabelung aus analogen und digitalen Nebenstellen nicht erneuert werden musste. Die eingesetzten IP-Telefone von Aastra  wurden ebenso wie die STARFACE einfach in die vorhandene Netzwerkinfrastruktur eingebunden. Dies bedeutete eine zusätzliche Ersparnis in Bezug auf die Installationskosten. Darüber hinaus konnte die STARFACE Anlage samt IP-Telefonen im laufenden Betrieb installiert werden, ohne Ausfälle zu verzeichnen. Nach erfolgreicher Installation wurde die STARFACE dann außerhalb der Geschäftszeiten in Betrieb genommen.

Intuitive Benutzeroberfläche und Bedienung überzeugten nach der Inbetriebnahme
„Erst waren wir etwas skeptisch – Telefonfunktionen über unseren Internetbrowser zu bedienen, erschien etwas ungewöhnlich“, so Steuerberater Christian Däschner. „Die intuitive Benutzeroberfläche der STARFACE ermöglicht es allerdings sogar Laien, Funktionen wie Rufumleitungen schnell und einfach zu aktivieren. Mit unserer alten Anlage war dies gar nicht möglich“.

Ein weiterer interessanter Punkt war die Möglichkeit, das Voicemail- System der STARFACE als „Diktiergerät“ zu benutzen. Insbesondere im Bereich der Rechtsanwaltskanzlei werden viele Schreiben diktiert. Nun ist es den fünf Anwälten möglich auch von unterwegs Ihre Mailbox auf der STARFACE anzurufen und Briefe in die Mailbox zu diktieren. Der Versand des Diktats erfolgt automatisch per E-Mail an die jeweilige Mitarbeiterin, so dass Schreiben an Mandanten bereits unterschriftsfertig vorliegen, während man selbst noch unterwegs ist.

Je nach Bedarf wurden individuelle Anrufbeantworter und Fax-to-Mail-Funktionen eingerichtet. Die Anschaltung der unterschiedlichen Anrufbeantworter wurde zeitgesteuert über die STARFACE automatisiert.

„Ein weiterer Vorteil, ist die Möglichkeit unsere Telefonate individuell auszuwerten und zu dokumentieren“, so Rechtsanwalt Kay Ludwig. „Dank der Auswertungsfunktionen der STARFACE ist es uns möglich zu schauen, zu welchen Zeiten wir welche Auslastung an ein- und ausgehenden Telefonaten haben. Dementsprechend lassen sich Arbeitszeiten und Mitarbeiterkapazität genau planen“.

Auch die flexible Erweiterbarkeit der STARFACE war ein Pluspunkt. Ein neuer Mitarbeiterplatz kann ohne Installationsaufwand und Vor-Ort-Service in das Telefonsystem integriert werden. Das entsprechende IP-Telefon wird einfach in das Netzwerk eingesteckt. Die Konfiguration der jeweiligen Nebenstelle erfolgt per Remotezugriff innerhalb weniger Minuten durch die Unified Solution GmbH.

„Die Investition in eine moderne TK-Anlage hat sich für uns gelohnt“, urteilt Steuerberater Christian Däschner. „Auch wenn wir noch längst nicht alle Möglichkeiten des Systems ausgeschöpft haben, die Möglichkeiten die uns STARFACE bietet, erleichtern die tägliche Arbeit ungemein. Und: Endlich sehen wir auf dem Telefon, wer anruft. Unerwünschte Anrufer haben wir dank der „Blacklist“-Funktion schon lange ausgeblendet“.