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Case Studies

VoIP-Telefonie ohne Grenzen: STARFACE Anlagenverbund bei der MENU SYSTEM AG

Als führender Hersteller von Induktionsherden betreut die MENU SYSTEM AG von St. Gallen aus eine anspruchsvolle Kundenbasis in der Schweiz, Deutschland, Österreich und der ganzen Welt. 2010 beauftragte MENU SYSTEM den STARFACE-Partner 4net AG mit der Implementierung einer neuen TK-Infrastruktur. Im Zuge der Modernisierung wurde die telefonische Kommunikation auf VoIP migriert – und mit einer STARFACE Appliance nahtlos in die Business-Prozesse eingebunden.

Als die MENU SYSTEM AG 2010 die Modernisierung ihrer Netzwerkinfrastruktur in Angriff nahm, stand die Ablösung der bestehenden Telefonanlage von Beginn an mit auf der Agenda: „Unsere vorhandene Anlage war mehr als zehn Jahre alt. Sie ließ sich nicht in das neue Netz integrieren und war auch nicht für eine IP-Migration ausgelegt“, berichtet Susan Scherrer, Leiterin der zentralen Dienste und Mitglied der Geschäftsleitung der MENU SYSTEM AG. „Noch schwerer wog aus unserer Sicht aber, dass die Anlage aufgrund ihres Alters zunehmend anfällig für Störungen war. Das konnten wir nicht hinnehmen – immerhin laufen über das System auch unsere Service-Nummern, die rund um die Uhr erreichbar sein müssen.“

Wunsch nach mehr Kostenkontrolle

Casestudy als PDF
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Ein weiterer zentraler Aspekt bei der Entscheidung für eine neue Telefonanlage war die Optimierung der Kommunikationskosten, so Scherrer: „Wir setzen beim Vertrieb in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich auf flächendeckend präsente Außendienstteams, haben aber alle Back Office-Aktivitäten – von der Auftragsabwicklung über die Produktion bis hin zum Service – in St. Gallen gebündelt. Das hat sich in der Praxis sehr bewährt, zieht aber viele Mobilgespräche und hohe Roaming-Gebühren nach sich. Die neue Anlage sollte die Smartphones intelligent integrieren und Verbindungen möglichst in unser VPN verlagern, um die Kommunikationskosten zu senken.“

Der langjährige IT-Dienstleister 4net AG empfahl MENU SYSTEM die Open-Source-basierte STARFACE PRO Appliance: „Als native IP-Lösung gliedert sich STARFACE perfekt in das neue Netzwerk ein und bietet MENU SYSTEM viele Ansatzpunkte, um die Telefonie mit den Business-Prozessen zu verzahnen“, erklärt Beat Hagen, Vertriebsleiter der 4net AG. „Hinzu kommt, dass die Anlagen von Haus aus sowohl SIP-Trunking als auch klassisches ISDN beherrschen und eine umfassende Mobilintegration unterstützen. Unternehmen können ihre Verbindungen also sehr flexibel definieren und mit geringem Aufwand hochverfügbar aufsetzen.“

Interne und externe Umstellung auf VoIP

Um die Einspareffekte der IP-Telefonie optimal auszuschöpfen, entschied sich die MENU SYSTEM AG dafür, STARFACE sowohl intern als auch extern als IP-Lösung zu betreiben: Intern telefonieren die rund 30 Mitarbeiter über das neue LAN, extern über einen VoIP-Anschluss. Der vorhandene ISDN-Amtsanschluss wurde beibehalten, dient aber lediglich als Fall-Back-Lösung für den Notfall.

Snom-Telefone mit integriertem Switch

Um Ports im LAN einzusparen, nutzt die MENU SYSTEM AG als Tischendgeräte rund 30 High-End-Bildschirmtelefone vom Typ Snom 821. „Die Telefone sind standardmäßig mit einem integrierten 2-Port-Gigabit-Switch ausgestattet, über den sich bei Bedarf weitere Endgeräte anschließen lassen. Auf diese Weise benötigen wir viel weniger Netzwerk-Ports“, erklärt Beat Hagen. Dass die eleganten Modelle mit ihren großen Farbdisplays auch eine breite Palette von ISDN- und SIP-Komfortfeatures unterstützen, spielt für die MENU SYSTEM AG derzeit allerdings nur eine untergeordnete Rolle: Seit die STARFACE Anlage am Netz ist, wählen die meisten Mitarbeiter lieber per Mausklick über die webbasierte STARFACE-Oberfläche und das dort hinterlegte Nummernverzeichnis. Auch das am PC angezeigte Besetztlampenfeld wird gerne genutzt, um über die Erreichbarkeit der Kollegen auf dem Laufenden zu bleiben.

Mobilintegration mit Flatrate und Rerouting

MENU SYSTEM-Mitarbeiter, die für ihre Kunden auch mobil erreichbar bleiben wollen, nutzen statt Tischtelefon und PC ihr GSM-Mobiltelefon als STARFACE-Nebenstelle. So bleiben sie jederzeit im und außerhalb des Unternehmens handlungs- und entscheidungsfähig und können je nach Smartphone-Modell auch unterwegs auf eine breite Palette von Komfortfeatures zugreifen. Preislich ist diese Form der Mobilintegration äußerst attraktiv: Die Smartphones sind über eine günstig tarifierte Flatrate an STARFACE angebunden und so konfiguriert, dass abgehende Gespräche automatisch über die Telefonanlage geroutet werden.

Internationaler Anlagenverbund im Aufbau

Im nächsten Projektschritt werden aktuell der deutsche und der österreichische Standort der MENU SYSTEM AG in das STARFACE-Netz eingebunden:
  • Die österreichische Niederlassung in Dornbirn erhält eine eigene STARFACE PRO Appliance, die per VPN und Anlagenverbund an die Zentrale in St. Gallen angebunden wird. Auf diese Weise werden sich Gespräche zwischen den Standorten künftig kostenlos abwickeln lassen. Auch internationale Gespräche mit Kunden und Partnern werden deutlich günstiger, da der größte Teil der Wegstrecke im Anlagenverbund verläuft und das Telefonat erst im Zielland ins öffentliche Netz eingespeist wird.
  • Nach dem gleichen Muster wird aktuell auch die deutsche Service-Zentrale in Mettmann mit einer STARFACE PRO Appliance in den Verbund integriert.

Für beide Standorte ist geplant, auch die Mobiltelefone der aktiven Außendienstmitarbeiter als STARFACE-Nebenstellen anzumelden. Auf diese Weise sollen über attraktive Partnertarife und mobiles Rerouting ins IP-Netz die Kommunikationskosten zwischen dem mobilen Vertriebsteam und dem Back Office in St. Gallen optimiert werden.

Parallel zum Aufbau des grenzübergreifenden Anlagenverbundes lotet das IT-Team in der Unternehmenszentrale St. Gallen im Moment die weiterführenden Optionen aus, die STARFACE bei der Prozessintegration bietet. Auf dem Prüfstand stehen unter anderem der STARFACE WinClient für eine noch bessere Anbindung der Windows-Arbeitsplätze sowie die neueste Generation der Mobil-Clients. „Die STARFACE Telefonanlage eröffnet uns in der Telefonie schon jetzt ganz neue Optionen. Wir arbeiten uns nun schrittweise in die Feature-Palette ein und prüfen, welche Funktionen den meisten Mehrwert bieten. Wir sind aber überzeugt, dass STARFACE bei uns in Zukunft noch Vieles möglich machen wird“, so das vorläufige Fazit von Susan Scherrer.

MENU SYSTEM AG: Der Kunde im Porträt

MENU SYSTEM ist der unbestrittene Qualitäts- und Marktführer für maßgeschneiderte Induktions-Herdanlagen in Europa. MENU SYSTEM ist ein Spezialist für Herdanlagen und befasst sich bewusst nicht mit allgemeinem Küchenbau. Dank über 20-jähriger Erfahrung mit praxisgerechtem Herdbau und als Pionier der Induktionstechnik erhält der Kunde eine optimale Funktionalität. Auf die Fertigung von Herden in Serien wird bewusst verzichtet. Jeder Herd wird von MENU SYSTEM nach den Wünschen des Kunden konzipiert und individuell gefertigt. MENU SYSTEM gilt zu Recht als der „Mercedes unter den Herdanlagen“- und ist die bevorzugte Marke vieler europäischer Spitzenköche.

4net AG: Der STARFACE Partner im Porträt

4netAls renommierter Systemintegrator bietet die 4net AG ihren Kunden eine breite Palette maßgeschneiderter Integrations-, Security- und Outsourcing-Services. Das Unternehmen wurde im Jahre 1999 gegründet und ist privat finanziert. Das Unternehmen ist heute in der 4IT Holding integriert. 4net-Kunden profitieren dank dieser Synergie von einem breit abgestützten Netzwerk und Wissensaustausch. Immer im Vordergrund steht der persönliche Kontakt mit Kunden und Lieferanten. Als fairer, unterstützender Partner überzeugt und begeistert die 4net AG ihre Kunden mit überdurchschnittlichen Leistungen.

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Das Projekt in Zahlen

  • 35 Windows Arbeitsplätze
  • 3 Standorte
  • 2 STARFACE PRO
  • 1 STARFACE ADVANCED
  • 33 Snom 821

MENU SYSTEM AG

Susan Scherrer, Mitglied der Geschäftsleitung MENU SYSTEM AG

„Die neue Anlage sollte die Smartphones intelligent integrieren und Verbindungen möglichst in unser VPN verlagern, um die Kommunikationskosten zu senken.“

Susan Scherrer, Mitglied der Geschäftsleitung MENU SYSTEM AG